Le protocole : la prise de parole – qui parle? Quand? Et dans quel ordre?
Marie Blouin
Conseillère en
communications
FCSQ
Durant l’année scolaire, plusieurs événements ont lieu dans les commissions scolaires et, bien souvent, les responsables des communications ont à soutenir les gestionnaires et le porte-parole politique dans leurs activités officielles ou protocolaires. Il peut s’agir d’une activité de reconnaissance pour le personnel ou un membre de la communauté, par exemple, d’une tournée dans les écoles, d’une annonce faite par le député dans le milieu scolaire, etc. Bien recevoir est tout un art. Pour éviter certaines irritations, il s’avère important de bien maîtriser les différentes facettes du protocole. Ainsi en est-il de la prise de parole qui suscite parfois certains casse-tête sur le plan de la préséance des interventions des invités.
Qui parle en premier?
Précisons d’abord qu’il faut tout décider avant la tenue de l’activité, c’est-à-dire préparer un scénario d’événement clair en précisant le temps alloué à l’intervention de chacun des invités. Ce scénario leur sera ensuite acheminé avant la tenue de l’activité. Au moment de l’événement, c’est l’hôte qui parle en premier. C’est lui qui souhaite la bienvenue aux personnes et aux personnalités présentes. Les salutations se font au début.
Dans l’ordre de la prise de parole, c’est la personnalité la moins importante qui parle en premier et la plus importante qui s’exprime en dernier. Si c’est le député qui occupe le plus haut statut hiérarchique dans la salle, c’est lui qui interviendra en dernier. Par contre, pour les salutations du début, on commencera par saluer la personne la plus élevée sur le plan hiérarchique. Bien sûr, on doit tenir compte des circonstances, par exemple, l’absence non annoncée d’un invité.
Dans Le protocole – Instrument de communication, il est recommandé, idéalement, de ne pas faire plus de cinq mentions en indiquant juste le titre de la personne sans son nom, par exemple : « Madame la Députée ». S’il y a plus de cinq mentions, l’auteur suggère d’en nommer quelques-unes au début de la cérémonie et de signaler les autres présences au cours de l’allocution de l’hôte de l’événement, la présidence de la commission scolaire par exemple.
Concernant le temps de parole, s’il s’agit d’une activité debout, 20 minutes d’intervention au plus sont recommandées, car au-delà de ce temps, les gens n’écoutent plus. Et, pour contribuer à son succès, suivez cette règle toute simple : la meilleure allocution est celle qui a été préparée à l’avance, qui est brève et qui est livrée le plus possible sur le ton de l’improvisation.
Source : DUSSAULT, Louis (2009), Le protocole – Instrument de communication, Québec, Presses de l’Université du Québec.