Des pratiques administratives porteuses et des outils de gestion efficaces
Louise Tremblay Conseillère en financement et en transport scolaires FCSQ
Les commissions scolaires ont toujours maintenu leurs frais d’administration bas. En effet, l’examen de la proportion des dépenses pour les activités administratives des commissions scolaires depuis plus d’une dizaine d’années nous permet de constater qu’elles ont réussi à les maintenir sous le seuil de 6 %, et ce, malgré toutes les nouvelles exigences légales et réglementaires auxquelles elles ont été confrontées.
La gestion des commissions scolaires a toujours été rigoureuse. Cependant, dans le contexte actuel, elles doivent démontrer qu’elles ont fait et qu’elles continuent de faire des efforts pour les maintenir les plus bas possibles. En effet, la mission de chaque commission scolaire est d’offrir des services éducatifs de qualité qui répondent aux besoins des élèves et à leur réussite, partout sur leur territoire, en vue de l’atteinte du plus haut niveau de scolarisation et de qualification de la population, et ce, aux moindres coûts administratifs possibles. Les commissions scolaires doivent préserver leur capacité à réaliser leur mission tout en gérant leurs ressources avec efficience, économie et rigueur.
Le rapport du Vérificateur général sur les frais d’administration des commissions scolaires[ref]Rapport du vérificateur général du Québec à l’Assemblée nationale pour l’année 2010-2011, tome i, chapitre 2.[/ref] de mai 2010 s’est inscrit en ce sens. Parmi les recommandations faites aux commissions scolaires, il a demandé entre autres de « s’assurer que leurs processus et leurs façons de faire permettent une gestion économique quant à leurs frais d’administration. » De plus, le Vérificateur général a également recommandé à la Fédération des commissions scolaires et à l’Association des commissions scolaires anglophones du Québec « d’effectuer des interventions pour favoriser une gestion plus efficiente et économique de l’ensemble des commissions scolaires quant aux frais d’administration. »
Dans le cadre du plan d’action déposé à la fois aux membres de la Commission de l’administration publique[ref]les membres de la commission de l’administration publique ont reçu en audition les représentants des commissions scolaires et du ministère de l’Éducation, du loisir et du sport le 31 mars 2011. e n suivi à cette audition, ils ont fait part de leurs recommandations dans le Vingt- sixième rapport sur l’imputabilité des sous-ministres et des dirigeants d’organismes publics en juin 2011.[/ref] et au Vérificateur général du Québec, la Fédération s’est engagée à recenser les pratiques administratives de gestion porteuses de simplification, d’économies et d’efficience pour appuyer les efforts des commissions scolaires et les diffuser davantage. Le relevé a été réalisé en avril 2011 auprès de 23 commissions scolaires.
Les pratiques administratives de gestion concernent vingt-trois domaines d’activité (voir tableau p. 7) de sept secteurs différents. Les pistes de travail explorées ou les moyens concrets mis en place par l’une ou l’autre des commissions scolaires contribuent spécifiquement à simplifier leur gestion.
La Fédération a déposé sur son portail privé le document Faits saillants des pratiques administratives de gestion qui présente l’information recueillie. Deux documents détaillés sont également disponibles par ordre alphabétique de commissions scolaires. Ces quelques exemples de pratiques de gestion porteuses de simplification, d’économies et d’efficience sont mentionnés et peuvent inspirer les réflexions des commissions scolaires.
Deux commissions scolaires : un service unifié offert aux entreprises
Depuis le 1er juillet 2007, la Commission scolaire du Chemin-du-Roy et la Commission scolaire de l’Énergie ont signé un protocole d’entente pour regrouper leur service aux entreprises. L’objectif visé est d’offrir la formation continue et la formation sur mesure en entreprise sur tout le territoire de la Mauricie. Parmi les raisons mentionnées par les commissions scolaires pour regrouper leurs services, elles soulignent le développement d’une nouvelle approche de gestion, la mise en place de nouveaux moyens de formation jusque là peu réalisables par de petites entités, l’amélioration du rendement et de la performance des services offerts de même que la concertation régionale. Certes, les défis de se doter d’un seul service aux entreprises exigent de composer avec la différence des cultures organisationnelles et de se préoccuper de la fluidité et de la constance de la communication entre les commissions scolaires. Mais, en définitive, la Formation Conseil Mauricie constitue un levier de développement régional et un facteur accru de crédibilité aux yeux des entrepreneurs.
Un service régional de formation professionnelle en Outaouais
Afin de réagir à la concurrence du réseau scolaire ontarien, les commissions scolaires de l’Outaouais ont décidé de se concerter pour mettre en place une offre régionale de formation professionnelle dans leur région. Les quatre commissions scolaires francophones – au Coeur-des-Vallées, des Draveurs, des Hauts-Bois-de l’Outaouais et des Portages-de-l’Outaouais – sont partenaires du Service régional de formation professionnelle en Outaouais (SRFPO). Ce service prend en charge tous les travaux et le développement en lien avec la formation professionnelle en Outaouais. Il offre du soutien aux sept centres de formation professionnelle et travaille en concertation
et collaboration avec les partenaires régionaux.
Mise en commun des services informatiques de deux commissions scolaires
La Commission scolaire de la Beauce-Etchemin et la Commission scolaire des Appalaches ont amorcé des travaux en vue du regroupement du service informatique, et ce, afin de rendre leurs processus plus performants et de réduire leurs dépenses. Plusieurs bénéfices sont escomptés, tels le partage d’expertise de même que des infrastructures, le regroupement des achats et l’interconnexion des réseaux donnant accès à plusieurs services au bénéfice de leurs établissements.
Mandat conjoint du protecteur de l’élève
Plusieurs commissions scolaires se sont regroupées pour le recrutement et la sélection du protecteur de l’élève à la fois pour l’appel d’offres, le profil de candidature, le mandat à confier, etc. Selon le relevé effectué par la FCSQ en décembre 2010, plus de 18 commissions scolaires avaient un mandat conjoint avec une, deux, trois ou même quatre commissions scolaires de leur région pour nommer un protecteur de l’élève commun.
Téléphonie IP comme outil de performance
De nombreuses commissions scolaires utilisent la téléphonie IP pour réduire leurs frais d’abonnement téléphonique et d’interurbains. Ces commissions scolaires fonctionnent de plus en plus par conférence téléphonique plutôt que par des rencontres, ce qui évite des frais de déplacement, notamment lorsque les territoires sont grands. De plus, c’est un soutien technique qui est disponible 24 heures sur 24.
Regroupements d’achats
Les regroupements d’achats permettent également aux commissions scolaires un partage d’expertise pour les appels d’offres et les décisions qui s’en suivent. Cinq regroupements d’achats régionaux ont été mis en place par les commissions scolaires depuis plus d’une vingtaine d’années; ceux-ci desservent 34 commissions scolaires francophones dans neuf régions administratives. En adhérant à un processus de regroupement d’achats, chaque commission scolaire doit s’assurer du respect de sa politique d’acquisition de biens et services, notamment dans le cadre du Règlement de délégation de fonctions et de pouvoirs ainsi que de ses particularités pour les achats locaux. Pour chacun des exemples mentionnés ci-dessus, l’autonomie de chaque commission scolaire n’est pas remise en cause.
La Fédération invite toutes les commissions scolaires à faire part de leurs pratiques administratives de gestion porteuses de simplification, d’économies et d’efficience par le biais du portail de la Fédération www.fcsq.qc.ca/share. Ce moyen permettra à toutes les commissions scolaires de partager leurs bons coups. Leur témoignage est essentiel, car il permettra de répondre à la demande de la Commission de l’administration publique de lui faire rapport à intervalles réguliers, soit le 31 décembre 2011, le 4 septembre 2012 et le 3 septembre 2013 en suivi au plan d’action déposé pour répondre aux recommandations du rapport du Vérificateur général sur les frais d’administration des commissions scolaires.
De plus, la Fédération veut accompagner les commissions scolaires dans le cadre de la révision de leurs façons de faire et de leurs pratiques, tout en reconnaissant qu’il appartient à chacune localement ou régionalement de faire ses choix en tenant compte de sa réalité organisationnelle et des impacts sur son organisation et sur l’économie locale, notamment pour les regroupements d’achats.