Doit-on faire disparaître le papier ?
Carl-Frédéric De Celles
Président d’iXmédia
Les statistiques révèlent qu’avec l’arrivée du numérique, notre consommation de papier n’a pas cessé d’augmenter. Nous produisons et consommons beaucoup d’information sur papier. C’est un format pratique et peu coûteux. Avec peu d’efforts, on le transforme en rapport complexe tout autant qu’en dépliant publicitaire, lui permettant de rejoindre des publics précis ou très larges. Il se consulte aisément, sans besoin d’électricité (parfois d’un peu de lumière) ou de connexion Internet.
Alors, un monde sans papier, c’est possible? Peut-être, mais sûrement pas en mettant le numérique en opposition au papier. Les deux se complètent généralement bien. Ce n’est donc pas une guerre, mais bien un effort de collaboration. Le numérique pour organiser, archiver, structurer et partager les contenus et le papier pour des usages précis (révision, annotation, lecture, etc.) visant à rejoindre certains publics. Je l’avoue d’emblée, je n’ai jamais eu d’ordre. Petit, j’étais un écureuil informationnel (encore aujourd’hui parfois). Combien de fois ma mère m’a-t-elle supplié de jeter des trucs et de faire le ménage de ma chambre? Combien de fois lui ai-je retrouvé, à son plus grand bonheur et comme par magie, la fiche descriptive d’un produit que l’on avait magasiné quatre ans auparavant. J’étais Google avant son temps.
Google nous a appris que l’ordre était de moins en moins nécessaire si les documents étaient eux-mêmes bien documentés. Plus on en sait sur nos documents, plus on est en mesure de les trouver rapidement, de les organiser et de faire des liens entre eux. C’est là que le numérique prend rapidement sa valeur. Les organisations se doivent aujourd’hui d’avoir en ligne des outils de gestion documentaire, où sont archivées dans leur forme la plus universelle, les métadonnées relatives à l’ensemble de leurs documents, qu’ils soient papiers ou électroniques.
Avec un système moindrement organisé, on sera en mesure d’avoir accès aux documents. Mais on pourra éventuellement aller plus loin et indexer des unités d’information hors du contexte de leur mise en pages papier : les résolutions du conseil des commissaires, les coordonnées détaillées de chacune des écoles, les activités parascolaires en lien avec les écoles. À terme, tout deviendra rapidement moins document et plus base de données.
Tant qu’il y aura des utilisateurs de papier, il ne disparaîtra pas. Dans un premier temps, il se convertira à la forme numérique en conservant l’idée du papier (mise en pages, dimension, etc.) sous formats standardisés (pdf, word, etc.), mais peu à peu, les contenus prendront leur véritable forme numérique et élimineront les outils qui n’ont plus de raisons d’être dans leur forme papier (bottins téléphoniques, catalogues de produits, etc.). Le « papier numérique » est donc une illusion, une forme de transition douce vers des systèmes plus adaptés aux besoins des utilisateurs.
Ces systèmes, on les nommera outils de gestion documentaire, système de gestion de connaissances, Intranet ou mémoire d’organisation, mais ils auront en commun la capacité d’être là quand on a besoin d’une information précise. Ils remplaceront éventuellement les formulaires, les répertoires, les cahiers de politiques et de règlements, les procès-verbaux, les mémos internes, les ouvertures de poste. Ils remplaceront non pas le papier, mais les usages associés à ce dernier. Malheureusement, on associe sa disparition à la cause environnementale et à l’idée d’économie. C’est une erreur. La vraie cause de la disparition du papier sera sa piètre qualité interactive et la grande valeur ajoutée des processus numériques (pensez à la pertinence des bottins téléphoniques sous forme papier, versus la recherche sur canada411.com). Mais souvent le papier aura encore sa place.
Cette transition est parfois aussi associée au coût de distribution du papier. Beaucoup d’organisations qui ont abandonné leur bulletin d’information traditionnel, pour couper dans les coûts, réalisent rapidement que le bulletin électronique, bien qu’il ne coûte rien à distribuer, n’a pas la même portée ni la même durée de vie. Il faut savoir mesurer tout autant les coûts que l’impact de nos stratégies et bien les comparer avant d’en choisir une. Parfois, il faut penser autrement, tout en gardant l’objectif en tête plus que la forme. Doit-on faire disparaître le papier? Non, ce serait trop souvent contraire à nos objectifs de communication. Doit-on repenser l’information? Oui, car le numérique est plus pertinent, plus performant et donc plus aisément en mesure d’informer nos clientèles.